Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte – Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Darüber hinaus kann diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktuellste Version finden Sie jederzeit auf unserer Webseite unter: www.freudenberg-pm.com/datenumgang

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? 

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist das Unternehmen, mit dem Sie einen Vertrag haben oder zu dem Sie Kontakt aufgenommen haben. Informationen hierzu finden Sie in dem mit Ihrem Unternehmen abgeschlossenen Vertrag.

Gemeinsame Verantwortlichkeit 

Die Gesellschaften setzen im Rahmen ihrer Tätigkeiten dieselbe Datenbanklösung ein und greifen soweit erforderlich auf einen gemeinsamen Datenbestand zu. Die Unternehmen sind hierbei jeweils selbständig für die rechtmäßige Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die Gewährung von Betroffenenrechten einschließlich der Bereitstellung von Pflichtin-formationen verantwortlich. Soweit notwendig, unterstützen sich die Gesellschaften hierbei gegenseitig. Die gemeinsame Verantwortlichkeit ist durch eine Vereinbarung zwischen den Gesellschaften geregelt. 

Für die deutschen Gesellschaften haben wir einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt:

c/o activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H. 
Potsdamer Straße 3 
80802 München 
E-Mail: data-protection@freudenberg-pm.com oder freudenbergpm@activemind.legal
Telefon: +49 89 91 92 94 - 900

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten: 

• •Unternehmensname mit Rechtsform und Anschrift 
• •Titel und Name 
• •Telefonnummern 
• •Faxnummern 
• •E-Mail-Adressen 
• •Tätigkeitsbereich bzw. Position 
• •Informationen zu Ihrer Anfrage (inkl. Nutzungsdaten) 
• •Weitere Daten, die Sie uns im Rahmen der Kommunikation zur Verfügung stellen

Folgende personenbezogene Daten können im Rahmen von Kundenumfragen bei Nutzung von Microsoft Customer Voice Gegenstand der Verarbeitung sein: 

• •IP-Adresse 
• •Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse 
• •Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt) 
• •Bevorzugte Sprache 
• •Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt) 
• •Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens 
• •Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort(en) 
• •Umfragespezifische Angaben  

Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Abstimmung oder Umfrage in Microsoft Customer Voice machen, insbesondere dann, wenn Fragestellungen „offen“ formuliert sind. 

Wir sind bemüht, die Umfragen anonym durchzuführen oder datenschutzfreundlich zu gestalten. Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine personenbezogenen Daten.

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken und auf folgender Rechtsgrundlage 

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

• •unseres Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen 
• •von Vertragsnebenleistungen (z.B. Garantiebenachrichtigungen oder Rückholung durch Hersteller)

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z.B.: 

• •Steuergesetze sowie die gesetzliche Buchführung 
• •die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden 
• •die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten

Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden. 

Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:

• •Sofern Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden die von Ihnen eingegebenen Daten zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert. 
• •Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten. 
• •Speichern von zusätzlichen Kontakten im CRM-System für die Kommunikation. 
• •Als geschäftlicher Ansprechpartner behalten wir uns das Recht vor, Ihnen regelmäßig Informationen zu unseren Produkten sowie Einladungen zu Veranstaltungen per E-Mail zu übermitteln, sofern Sie der Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse nicht widersprochen haben.Datenverarbeitung im Rahmen von Veranstaltungen. 
• •Kundenumfragen, wenn personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind. Wir führen gelegentlich Umfragen mittels statistischer Analysen und Auswertungen durch. Hierdurch gewinnen wir Erkenntnisse über unsere Marktposition und die Wünsche unserer Kunden sowie erfahren, wie wir unsere Dienstleistungen und Produkte weiter verbessern können. Unsere berechtigten Interessen liegen daher in der Sicherstellung der Kundenzufriedenheit und Produktverbesserung. Wir nutzen zu diesem Zweck das Tool Customer Voice der Microsoft Corp.

Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf der Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten. Beispiele für solche Fälle sind: 

• •Newsletterversand an Interessenten 
• •Erstellung und Verwendung von Bild- und Videoaufnahmen mit Ton im Rahmen von Veranstaltungen 
• •Kundenumfragen, soweit durch die Teilnahme an einer Umfrage eine Einwilligung erteilt wird

Wer bekommt meine Daten? 

Innerhalb unseres Hauses

• •Mitarbeiter für den Kontakt mit Ihnen und die vertragliche Zusammenarbeit (inkl. der Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen) 
• •Innerhalb des Freudenberg Konzerns als internationale Organisation

Im Rahmen von Auftragsverarbeitungen

Ihre Daten werden ggf. an Dienstleister weitergegeben, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig werden: 

• •Unterstützung bzw. Wartung von EDV oder IT-Anwendungen 
• •Buchhaltung 
• •Datenvernichtung 
• •CRM-System-Anbieter 
• •ERP-System-Anbieter 
• •Videokonferenzsystem Microsoft Teams 
• •Marketing- und Mailingdienstleister  
• •Dienstleister im Rahmen der technischen Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Umfragen z.B. Customer Voice von Microsoft

Sämtliche Dienstleister sind vertraglich gebunden und insbesondere dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln. 

Sonstige Dritte

Eine Weitergabe von Daten an Empfänger außerhalb unseres Hauses erfolgt nur unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz. Empfänger personenbezogener Daten können z.B. sein:

• •Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung 
• •Kredit- und Finanzdienstleister (Abwicklung Zahlungsverkehr) 
• •Steuerberater oder Wirtschafts- und Lohnsteuer- und Betriebsprüfer (gesetzlicher Prüfungsauftrag) 
• •Externer Datenschutzbeauftragter

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt? 

Wir übermitteln regelmäßig Daten innerhalb des Freudenberg Konzernes, welches eine internationale Organisation ist. Hierzu haben wir eine Vereinbarung abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. 

Eine Datenübermittlung an weiteren Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit

• •es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), 
• •es zur Durchführung einer vertraglichen Leistung erforderlich ist, 
• •Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder 
• •dies durch das berechtigte Interesse datenschutzrechtlich legitimiert ist und keine höheren schutzwürdigen Interessen des Betroffenen dem entgegenstehen.

Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, dürfen die Unternehmen oder der Dienstleister personenbezogene Daten an Dienstleister in einem Drittland nur übermitteln, sofern geeignete Garantien vorgesehen sind (Standardvertragsklauseln, die von der EU-Kommission oder der Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren angenommen wurden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. 

Wir haben zudem mit unseren Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung. 

In Bezug auf Kundenumfragen findet die Datenverarbeitung in der Regel innerhalb der EU/des EWR statt, da unsere Rechenzentren sich in der EU/im EWR befinden. Wir können jedoch nicht ausschließen, dass Daten über Internet-Server geleitet werden, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann der Fall sein, wenn sich der Befragte in einem Drittland befindet. Die Daten werden jedoch während des Transports über das Internet verschlüsselt und so vor dem Zugriff Dritter geschützt.  

Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen.

Wie lange werden meine Daten gespeichert? 

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Es ist zu beachten, dass das Arbeitsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, das auf einen längeren Zeitraum angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht. 

Ausnahmen ergeben sich, 

• •soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen sind. Die Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre; 
• •zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Diese Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Umfragedaten werden jedoch gelöscht oder anonymisiert, sobald sie nach Erreichung des Zwecks der Datenverarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Dies geschieht in der Regel drei Monate nach Abschluss der jeweiligen Kundenbefragung. 

Das Gleiche gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft von Ihnen widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn, es liegt eine der genannten Ausnahmen vor.

Welche Datenschutzrechte habe ich? 

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. 

Beim Auskunfts- und Löschungsrecht können gegebenenfalls Einschränkungen gelten, die sich aus nationalen Gesetzen ergeben. 

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. 

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten? 

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen. 

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Umfragen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Ihre personenbezogenen Daten sind wir nicht in der Lage, die Abstimmung bzw. die Befragung mit Ihnen durchzuführen. Es entstehen Ihnen keine Nachteile, wenn Sie nicht an der Umfrage teilnehmen. 

Die Anfertigung von Bild-, Video- und Tonaufnahmen sowie die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten für Planungs- und Organisationszwecke erfolgt auf freiwilliger Basis. Bitte beachten Sie jedoch, dass der Versand eines Newsletters, die Erstellung und Nutzung von Aufnahmen oder die Ermöglichung der Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich ist, wenn Sie nur unvollständige oder gar keine Angaben machen.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. 

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 

Empfänger des Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse  erfolgen und sollte gerichtet werden an: 

data-protection@freudenberg-pm.com oder freudenbergpm@activemind.legal 

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen in Verarbeitungsprozessen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services.  

Stand: Oktober 2025